Wenn du diese Anleitung gerade liest, hast du deinen Eventix-Koffer erhalten und damit alles, was du für eine erfolgreiche Veranstaltung brauchst.

Lass uns loslegen!

Schritt 1: Prüfung der Lieferung

1. Überprüfe zuerst die Menge der bestellten Geräte (Scanner, Kabel, Powerbanks, Anker, Powerbricks).

2. Ein Eventix-Koffer enthält immer zwei Ankeranschlüsse und halb so viele Powerbanks wie Scanner!

3. Bitte kontaktiere sofort das Eventix Onsite-Team, falls etwas fehlt!

4. Kontaktiere bitte das Eventix Onsite-Team, wenn du Probleme mit den Scan-Geräten hast (sie sind ungewöhnlich langsam, es gibt Fehler, Abstürze, eingefrorene Bildschirme usw.).

Schritt 2: Schalte das Gerät ein

1. Überprüfe die Internetverbindung, indem du auf der rechten oberen Ecke des Bildschirms die 4G- und Mobilfunkanzeige überprüfst. Dies kann eine Minute dauern.

2. Du kannst das Gerät auch über die Einstellungen mit einem lokalen WLAN-Netzwerk verbinden.

3. Um auf die Geräteeinstellungen zuzugreifen, verbinde die Punkte des Passworts, indem du ein "C" formst.

Öffne die Eventix Scan-App

• Die grüne App mit dem Eventix-Logo.

Navigiere zu den Scanner-Logins, um deine Tickets zu laden

1. Vergewissere dich, dass du im Eventix Dashboard eingeloggt bist.

2. Wähle die Rubrik "Einlassmanagement".

3. Klicke auf "Scanner-Logins" in der Rubrik Einlassmanagement.

4. Wähle die Veranstaltung aus, für die du Tickets scannen möchtest.

5. Wähle den richtigen Scanner-Login aus und lade die Datenbank (Login) mit dem angegebenen QR-Code oder den Anmeldedaten auf das Gerät.

Schritt 3: Du kannst mit dem Scannen von Tickets beginnen!

Die Eventix Ticket Scanner-App gibt dir einen Echtzeit-Überblick darüber, wie viele Tickets dein Team gescannt hat. Mit dieser Übersicht behältst du den Überblick darüber, wie viele Besucher da sind und wie viele du noch erwarten kannst.

Mach dir keine Sorgen! Unsere Scanner funktionieren auch dann noch, wenn dein WLAN ausfällt. Sobald die Ticket Scanner-App (wieder) eine Verbindung herstellt, wird sie automatisch mit dem Dashboard synchronisiert.

Schritt 4: Alle Tickets gescannt?

1. Abmeldung

1. Melde dich bei der Eventix-App ab.

2. Schalte das Gerät aus.

3. Überprüfe, ob alles da ist (Geräte, Kabel, Powerbanks, Ankers, Powerbricks).

4. Du musst die Ausrüstung per Post zurückschicken? Dann liegt dem Koffer ein Rücksendeetikett bei. Weitere Informationen zur Rückgabe findest du am Ende dieser Anleitung.

Achte darauf, alles so zu verpacken, wie du es erhalten hast. Auf diese Weise bleibt alles schön und sicher!

Eventix-Tipps für einen reibungslosen Ablauf

1. Tipps zum Scannen

• Gib dem Telefon etwas Zeit, um sich neu zu kalibrieren. (Berühre den Bildschirm, um neu zu kalibrieren.)

• Achte darauf, dass kein grelles Licht direkt auf den Bildschirm des Besuchers fällt. Andernfalls ist das Scannen aufgrund von Reflexionen schwierig.

• Ein hellerer Bildschirm funktioniert besser, aber nicht zu hell!

• Bitte deine Gäste, ihr Handy so ruhig wie möglich zu halten.

• Bitte deine Gäste, den QR-Code leicht zu vergrößern.

• Der richtige Abstand zwischen dem Scanner und dem QR-Code beträgt etwa 15cm.

2. Einweisung des Personals

Wir empfehlen dir, dein Einlassmanagementpersonal mit den folgenden Informationen zu versorgen:

• Verlasse niemals deinen Posten, ohne den zuständigen Einlassmanager zu informieren.

• Hebe deine Hand, wenn etwas nicht in Ordnung ist.

• Überprüfe immer zuerst das Ticket deines Besuchers, bevor du die Hand hebst. Es könnte sein, dass ein falsches Ticket vorgezeigt wurde (z. B. für eine andere Veranstaltung, für ein Schließfach, eine frühere Ausgabe, usw.).

• Denke daran, dass es möglich ist, dass die Scanner bestimmten Eingängen zugewiesen sind. Nicht jeder Scanner kann jedes Ticket scannen, also tausche deinen Scanner nicht mit Kollegen!

• Setze dich nicht in den Eingangsbereich und faulenze dort nicht.

• Lass den Scanner beim Einlassmanager, wenn du auf die Toilette musst.

3. Entrance Buddy

Der Entrance Buddy ist ein Online-Tool, das von Einlassmanagern genutzt werden kann, die nicht berechtigt sind, sich in das Eventix Dashboard der Organisation einzuloggen. Es ist eine abgespeckte Version mit nur den relevanten Daten für den Einlasssmanager. Wenn du eingeloggt bist, kannst du Echtzeit-Informationen über die Ticket-Scans sehen. Es ist auch möglich, nach den Bestellungen der Gäste zu suchen.

1. Der Organisator kann sich mit seinen Eventix-Zugangsdaten anmelden und einen speziellen Link erstellen.

2. Der Einlassmanager kann diesen Link dann nutzen, um während seiner Schicht auf den Entrance Buddy zuzugreifen.

4. Internet

Alle Handys haben eine SIM-Karte mit Internetanschluss, die wir immer überprüfen, bevor der Scanner unser Büro verlässt. Wenn in einem seltenen Fall das Internet plötzlich nicht mehr funktioniert, hast du drei Möglichkeiten:

1. Informiere das Eventix Onsite-Team und nenne die Gerätenummer (auf der Rückseite, z.B. Eventix 215). Es kann sein, dass die SIM-Karte wegen zu hoher Datennutzung für diesen Monat deaktiviert wurde. Sie kann dann wieder aktiviert werden. Danach kannst du das Telefon aus- und wieder einschalten, um es zurückzusetzen.

2. Das mobile Datensymbol wurde vielleicht von jemandem ausgeschaltet. Das kannst du beheben, indem du einfach wieder darauf tippst.

3. Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten das Problem behebt, ist es am besten, wenn du dich über ein anderes Telefon mit einem Wi-Fi oder Hotspot verbindest. Um in die Einstellungen zu gelangen, gib den Passcode "C" oder "3214789" ein und verbinde dich mit einem verfügbaren Wi-Fi-Netzwerk.

5. Scan-Benachrichtigungen

• Grüner Bildschirm = Der Gast darf die Veranstaltung betreten.

• Roter Bildschirm, Ticket bereits vor x Sekunden/Minuten/Stunden gescannt = Ein Scanner hat das Ticket bereits gescannt. Frage, ob er ein anderes Ticket hat.

• Roter Bildschirm, Ticket wurde bereits vor x Sekunden/Minuten/Stunden von diesem Scanner gescannt = Das Ticket wurde bereits von diesem Scanner gescannt. Es könnte sein, dass zwei Scanvorgänge hintereinander durchgeführt wurden, ohne dass der erste grüne Bildschirm bemerkt wurde.

• Roter Bildschirm, Ticket ungültig = Der Gast zeigt vielleicht das falsche Ticket vor oder steht am falschen Eingang. Sein Ticket ist in der Datenbank, kann aber von diesem Scanner nicht gescannt werden.

• Roter Bildschirm, Ticket nicht gefunden = Das Ticket kann in der Datenbank nicht gefunden werden.

• Roter Bildschirm, Ticket wurde getauscht = Das Ticket wurde auf TicketSwap verkauft.

Rückgabe der Geräte

1. Achte darauf, alles so zu verpacken, wie du es erhalten hast. Auf diese Weise bleibt alles schön und sicher!

2. Ein Rücksendeetikett und zwei Kabelbinder sind im Koffer enthalten. Bitte klebe das Etikett auf den Koffer und verschließe den Koffer mit den mitgelieferten Kabelbindern. Bitte kontaktiere uns, falls etwas fehlt.

3. Wir möchten darauf hinweisen, dass der Koffer innerhalb von zwei Werktagen nach dem letzten Tag der Veranstaltung an eine UPS-Stelle zurückgegeben werden muss.

Fragen

Bitte zögere nicht, uns zu kontaktieren, wenn du Probleme beim Einrichten oder Scannen der Tickets hast!

Senior Onsite Operations Manager
Robbert Siereveld
+31 6 30 10 60 53

Onsite Operations Manager
Jaïro Scope
+31 6 29 00 15 54

Eventix
+31(0)85 888 3007